کارشناسی روابط عمومی ولی عصر تهران (4)

ویژگی های مهم بودجه را نام برده و یکی را به دلخواه تعریف کنید :

1- پیش بینی : به طور کلی تمام محتویات بودجه برای آینده است ، بودجه آینده نگر است .

2- منابع و مصارف : تقدم درآمدها بر هزینه ها و یا تقدم هزینه ها بر درآمدها می باشد .

3- زمان : بودجه باید دارای بعد زمانـی باشـد . این فاصله زمانـی در بودجـه با توجه به اختیـارات قانـونگذار ، یکسـال می باشد .

4- اهداف : تنها پیش بینی درآمدها و هزینه ها در بودجه کافی نیست ، بلکه باید ارتباط مصارف با تامین اهداف ، معین و مشخص شود .

5-  برنامه مالی : برنامه ریزی عبارت است از هدایت کلیه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی در جهت تامین نیارها با توجه به مقتضیات و امکانات .

 

تسهیم بودجـه را تعریف کنید :بودجه تسهیم منابع مالی بین برنامه های مختلف دولت به منظورتحقق و دستیابی به برنامه ها با اهداف مشخص و از پیش تعیین شده است .

        

سال مالی را تعریف کنید : منظـور از سـال مالـی در بـودجـه ، یکسال هجـری شمسـی است که از اول فروردین ماه آغاز و با پایان اسفند ماه ختم می شود .

 

منابع را تعریف کرده و تقسیم بندی آن را نام ببرید : منابع دریافت های دولت محسوب می‌شـونـد و به سـه گـروه1- درآمـدهـا  2- واگـذاری دارایـی هـای سرمایـه ای   3- واگـذاری دارایـی هـای مالـی تقسیـم می گردد .

 

 درآمد را تعریف کرده و انواع آن را بنویسید : منظور از درآمد ، آن دسته از داد و ستدهایی است که ارزش خالص یعنی ارزش دارایـی ها منهـای بدهـی هـای دستگاههـای اجرایـی را افزایش می دهـد . درآمـد را می تـوان به دو نوع تقسیم کرد :

الف ) درآمد عمومی : عبارت است از درآمدهای وزارتخانه ها ، موسسـات دولتـی که از طریق مالیـات هـا ، دریافت کمک های اجتماعی ( بیمه )

ب ) درآمد اختصاصی : درآمدهایی هستند که به مصرف هزینه های خاص و از پیش تعیین شده می رسند .

 

واگذاری دارایی های سرمایه ای را تعریف کنید :از طریـق فروش نفـت ، گاز ، فروش ساختمان ها ، تاسیسات ، ماشین آلات و اموال و دارایی های دولت .

 

 واگذاری دارایی های مالی را تعریف کنیـد : از طریق فروش اوراق مشارکت ، استفاده از صندوق ذخیـره ارزی ، فروش سهام

 

 اعتبار را تعریف کنید : عبارت است از مبلغی که برای مصرف یا مصارف معین به منظور نیل به اهداف و اجرای برنامه های دولت به تصویب مجلس شورای اسلامی می رسد .

 

هزینه را تعریف کنید : منظور از هزینه ، آن دسته از داد و ستدهایی است که ارزش خالص یعنی ارزش دارایی ها منهای بدهی های دستگاههای اجرایی را کاهش می دهد .

مصارف را تعریف کنید : مصارف ، پرداخت های دولت هستند ولی باید توجه داشت که هر پرداختـی هزینـه محسـوب نمی شود . این نوع اعتبارات به سه گروه ذیل تقسیم می شود :

1-  اعتبارات هزینه ای ( جاری ) : اعتباراتی هستند که ظرفیت های موجود دولتی را حفظ و نگهداری نموده و امکان اعمال حاکمیت ، استقرار و اقتدار نظام را فراهم می سازند . اعتبارت هزینه ای عموماً از محل درآمدهای عمومی تامین می شوند .

2-  اعتبارات تملک دارایی های سرمایه ای ( عمرانی ) : اعتباراتی هستند که سبب ایجاد ظرفیت های جدید در جامعه شده و یا موجب افزایش و توسعه ظرفیت های موجـود یا افزایش عمـر مفیـد و یا دوام آنها می شود .

3- اعتبارات اختصاصی : هزینه های خاص هستند که موارد مصرف هزینه توسط قانونگذار هنگام وصول درآمدهای خاص از قبل مشخص شده است .

 

سایر منابع تامین اعتبار را تعریف نموده و 2 مورد مثال بزنید : عبارتند ازمنابعی تحت عنوان واگذاری و تملک دارایی های مالی که در قانون بودجه کل کشور پیش بینی می شود و ماهیت درآمد ندارند .  وام های داخلی و خارجی ، استقراض از سیستم بانکی ، استفاده از صندوق ذخیره ارزی ، واگذاری و فروش سهام شرکت های دولتی در زمره سایر منابع تامین اعتبار تعریف شده اند .

 

یکی از وظایف بودجه چیست ؟تعریف دقیق و کامل وظایف و مسئولیت های دولت یک عامل بسیار مهمی از شفاف سازی بودجه می باشد . کلیه ارتباطات دولت با سایر بخشهـای اقتصـادی کاملاً شفاف باشد.

 

اصل 44 قانون اساسی جموری اسلامی را توضیح دهید : بخش های اقتصادی را در نظام جمهوری اسلامی ایران برپایه سه بخش دولتی ، خصوصی و تعاونی با برنامه ریزی منظم و صحیح استوار می سازد .

بخش دولتی را نام ببرید : شامل کلیه صنایع بزرگ ، صنایع مادر ، بازرگانی خارجی ، معادن بزرگ بانکداری ، سدها ، شبکه های بزرگ آبرسـانـی ، رادیـو تلویزیـون ، هواپیمایـی ، کشتیـرانی و ...... که در اختیار دولت هستند .

 

بخش خصوصی را نام ببرید : شامل آن قسمت از کشـاورزی ، دامداری ، صنعت ، تجارت ، خدمات و .... که مکمل فعالیت های اقتصادی دولتی و تعاونی است .

 

بخش تعاونی چیست ؟ شامل شرکت ها و موسسات تعاونی تولید و توزیـع اسـت که در شهرهـا و روستا هـا بر طبـق ضوابط اسلامی تشکیل می شود .

 

خصوصیات اساسی بخش خصوصی چیست ؟ ( هدف حداکثر سازی سود است ) . شامل آن دسته از افراد و موسسات تولیدی به معنای وسیع کلمه است که در عرضـه بازارهـا از یک سـو خریـدار ( مصرف کننده ) و از سـوی دیگـر فـروشنـده ( تولید کننده ) از خصوصیات این بخش است . باید گفت که در این بخش هر عملی که انجام می گیرد ، بایستی نفع مادی داشته باشد . در این بخش صورت های حسابداری مهمترین وسیله برای سنجش کارآیی و موفقیت ها و زیربنای اصلی نظام تصمیم گیری به شمار می رود .

 

خصوصیات عمده بخش عمومی چیست ؟ شامل انـواع مختلف سازمانهای دولتی اسـت که هر یک به نحوی به دولت وابسته اند . به سخن دیگر نماینده جامعه است و برای اداره امور جامعه و تامین نیازهای ملی ، منابع و امکانات موجود در جامعه را به هزینه های عمومی کشور تخصیص می دهد . ( هدف از بخش عمومی رفاه اجتماعی است )

 

 

خصوصیات بخش عمومی را نام ببرید :

-       به موجب قانون بوجود می آیند .

-       در مقابل وظایفی که بعهده دارند ، مسئول و پاسخگو هستند .

-       عملیات آنها تحت هدایت و در چارچوب سیاست کلی دولت انجام می گیرد .

 

*تفاوت بخش عمومی و بخش خصوصی چیست ؟

-  در بخش عمومی الزاماً سودجویی و نفع طلبی به مفهوم مـادی آن هـدف اصلـی مدیریـت محسـوب نمی شود ، بلکه هدف تحصیل سود عمومی به معنای وسیع کلمه است ، در حالیکه بخش خصوصی همواره در اندیشه نفع خصوصی و سود شخصی می باشد .

- در بخش عمومی برعکس بخش خصوصی ، صورت های مالی و روش های حسابداری ، و اکثر موارد قسمت کوچکی از کارهای انجام یافته را نشان می دهد . در نتیجه بسیاری از فعالیت های بخش عمومی غیر قابل تقویم به پول هستند . در حالی که در بخش خصوصی تمام فعل و انفعالات اقتصادی بوده و قابل تسعیر به پول هستند .

-  از نظر حقوقی ، واحدها و سازمانهای دولتی به موجب قانون و بر مبنای تصمیمات سیاسی و یا اداری ایجاد شده اند و نه بر پایه ابتکار و اهداف خصوصی ( واحدهای مالی متوسط و کوچک )

-  با وجود آن که مهمترین عنصر بخش عمومی را بخش دولتی تشکیل می دهد ، لکن بخش عمومی منحصر به بخش دولتی نیست و موسساتی مانند شهرداری ها ، جمعیت هلال احمر و بسیاری از نهادهای انقلاب اسلامی با وجد ماهیت عمومی خود به نوعی وابسته به بخش دولتی هستند و نحوه عمل و مناسبات و روابط آنها با دولت براساس قوانین و اساسنامه های آنها مشخص و لازم الرعایه می باشد .

 

 

 

   

 اهمیت بودجه ریزی در بخش دولتی ( 4 مورد ) :

1- دولت ها بزرگ ترین سازمان های هر کشوری محسوب می شوند و بودجـه آن هـا از لحـاظ حجـم بـزرگ ترین بودجه های تنظیمی است و بدین لحاظ مسائلی که در ن طرح می شـود بیشتـر و گاهـی پیچیـده تر از سایـر بودجه هاست .

2- محدودیت دولـت به هنگـام اجـرای بودجـه معمـولاً بیشتر از افراد و موسسات است و اجرای بودجه تابع مقررات دقیق تری است

3- تاثیر بودجه دولتی تنها بر سازمان ها و موسسات دولتی نبوده بلکه بر مجموعه ای بزرگ تر شامل کلیه سازمان ها و موسسات غیر دولتی و همچنین کلیه فعالیت های اقتصادی ، اجتماعی و .... در جامعه می شود .

4-  بودجه اخذ مجوز دولت برای انجام هزینه هاست .

5-  بودجه ، راهنمای اجرای سیاست های دولت است .

6- بودجه حدود فعالیت ها و عملیات دولت را که باید در طی سال انجام دهد تعیین می کند

7-  بودجه از مهمترین ابزار کنترل دولت توسط مردم و نمایندگان آنان است .

 

کارکردهای وزارت امور اقتصادی و دارایی سه بخش اساسی زیر را دربر می گیرد :

-       تنظیم سیاست های کلان اقتصادی اعم از سیاستهای پولی و مالی

-       تسهیل ، تنظیم و نظارت بر فعالیت های بخشی و فرابخشی و خصوصی یا دولتی و ......

-       برنامه های توسعه

        

 

 

 

        

 

 

سیاست های مالـی دولـت را توضیـح دهیـد : سیاست مالی سیاستی است که توسط دولت اعمال می شـود ، زیرا می خواهد حجم نقدینگی را در جامعه کنترل نماید .

 

 

                                  افزایش حجم پول ( انبساطی )

1- مخارج دولتی ( G )          کاهش حجم پول ( انقباضی )

کنترل حجم نقدینگی

2- مالیات ( T )               افزایش حجم پول ( انبساطی )

کاهش حجم پول ( انقباضی ) 

شرایط انبساطی یعنی رکود           افزایش یا انبساطی است .

شرایط انقباضی یعنی تورم            کاهش یا انقباضی است .

                                                                         انبساطی ( رکود ) کاهش نرخ ذخیره 

1- نرخ ذخایر قانونی انقباضی ( تورم ) افزایش نرخ ذخیره

سیاست پولی

( توسط بانک مرکزی ) 2- عملیات بازار آزادانبساطی ( رکورد ) خرید اوراق توسط بانک مرکزی

( انتشار اوراق قرضه مشارکت )انقباضی ( تورم ) انتشار اوراق

 

3- نرخ تنزیل موجود انبساطی : کاهش نرخ تنزیل مجدد

 انقباضی : افزایش نرخ تنزیل مجدد

 

ثبات کلان اقتصادی را تعریف کنید : ثبات کلان اقتصادی که با حفظ قدرت خرید و پایداری برابری پول ملی پیوند نزدیک دارد و بهسازی توزیعی و تخصیصی منابع اقتصادی با به کارگیری مجموعه ای از سیاستهای پولی ، بودجه ای و مالی درچارچوب برنامه کلی دولت برای فراهم آوردن زمینه تحقق توسعه عدالت محور اقتصاد مالی ، قابل پیگیری است .

 

توزیع عادلانه ثروت و درآمد همراه با تخصیص بهینه منابع را توضیح دهید : توزیع عادلانه ثروت و درآمد از طریق کاهش نابرابری و مقابله با فقر میسر خواهد شد . ( ضریب جینی ) در تحقق این امر ، تدوین برنامه ها و شیوه های دستیابی به آن ضروری است .

 

جایگاه اصل در بودجه چیست ؟  تدوین این اصول اولین بار در سال 1885 توسط لئون سه انجام گرفت . البته پیش از سه هم این اصول به صورت پراکنده و در لابلای نوشته های علمای اقتصاد و مالیه یافت می شد .

 

چرا نمی توان بودجه را کمتر از یکسال و یا بیش از یکسال برنامه ریزی کرد ؟ به سه دلیل :

دلیل فنی : زمانی کمتر از یکسال به واسطه کار عظیمی که تهیه بودجه می طلبد ، عبث خواهد بود . زمان های طولانی بیش از یکسال پیش بینی دقیق را مشکل می کند . بنابراین در زمان " یک سال " امکان پیش بینی نزدیک به واقعیت بیشتر خواهد بود .

دلیل اقتصادی : تولیدیک ساله فرآورده های استراتژیک کشاورزی مانند غـلات و اهمیـت محصـولات کشـاورزی در اقتصاد تمامی کشورها .

دلیل سیاسی : تهیه و تصویب بودجه به صورت یک ساله از این جهت که دولت هر ساله مجبور است نظر مجلس را برای برنامه خود جلب نماید اهمیت بسیار دارد . در صورتی که این زمان افزایش یابد نمایندگان مردم نمی توانند به موقع از عملیات دولت آگاهی یافته و بر آن صحه گذارند و یا تغییر برنامه ها را از دولت بخواهند .

 

 

اعتبارات برنامه ای را تعریف کنیـد : اعتبارات بودجه هر سال در داخـل پنـج سـال برنامـه تهیـه و تنظیـم می گردد . به عبارتی دیگر نیازهای اقتصادی جدید ایجاب می کند که برنامه ریزان ضمن پذیرفتن اصل سالیانه بودن بودجه به آینده طولانی تری توجه نمایند . بنابر اصل سالانه بودن بودجـه اعتبـارات مصـوب فقط در طـول سـال قابل مصرف می باشد .

 

انحراف از سالانه بودن بودجه را بنویسید : اگر تعهدات برنامه بلند مدت یکجا مورد تصویب مجلس قرار گیرد تعهدات دوره برنامه در هر سال انجام خواهد شد . برنامه چند ساله دولت و اجرای سالانه هدف های آن انحراف از اصل سالانه بودن بودجه نیست بلکه یک نوع فصل بندی بین بودجه برای انجام برنامه های چند ساله عمرانی است

 

بودجه کمتر از یکسال را تعریف کنید : مجلس تا فراهم شدن امکانات لازم برای تصویب بودجه سالیانه ، بودجه هایی را به صورت 12/1 ، 12/ و .... به تصویب می رساند . در حقیقت 12/ بودجه پیشنهادی سال آینده نیست ، بلکه بر مبنای 12/1 بودجه مصوب سال جاری بوده و مورد عمل می باشد .

   

علت اصل وحدت بودجه چیست ؟ برای ارزیابی برنامه های دولت و دور نگهداشتن دولت از انجام کارهای پراکندهو چند باره ، برابر اصل وحدت بودجه توصیه می‌گردد در طول یک سال فقط یک بودجه واحد که در آن کلیه درآمدها ، هزینه ها ، سیاست ها و عملیات دولت ترسیم شده باشد تهیه و به تصویب مجلس برسد . یکی دیگر از دلایل رعایت اصل فوق ، فراهم نمودن تسهیلات لازم جهت اتخاذ تصمیم بر مبنای کل اطلاعات مورد نیاز در تصویب بودجه و ایجاد زمینه‌های لازم برای آگاهی جامعه از کل سیاست‌های دولت .

 

 

 

بودجه متمم چیست ؟ اگر بودجه ای به صورت دقیق و علمی تهیه شود و تصمیم ها مبتنی بر برنامه قبلی و منظم و مرتب باشد ، دیگر لازم نیست بودجه دیگری در ضمن سال به صورت فوق العاده تهیه شود . گاهی حوادث و اتفاقاتی مانند جنگ ، زلزله و امثال آن رخ می دهد و یا درآمد قابل ملاحظه ای ایجاد می شود ، در این صورت دولت مجبور گردیده و یا می خواهد از فرصت به وجود آمده استفاده نماید و لذا بودجه دیگری به مجلس پیشنهاد می کنـد  این بـودجـه به نام متمم بودجه نامیده می شود .

 

 اصل جامعیت یا کاملیت را توضیح دهید : دو مفهوم اساسی در این اصل دنبال می شود :

1- دولت بایستی کلیه درآمدها و هزینه های خود را اعم از عمرانی و جاری و همچنین اعتبارات دستگاههای اجرایی را در سند بودجه جمع آوری و به مجلس تقدیم کند . بنابراین بودجه باید جامع و کامل بوده و تمام درآمدها و هزینه های دولت را به هر شکلی که هست دربرگیرد .

2- باید ارقام درآمد و هزینه منظور شده در بودجه به صورت کامل و ناخالص نوشته شوند .

 

 استثنا در رابطه با اصل جامعیت یا کاملیت چیست ؟ وجـوهـی کـه از محـل درآمـد و سایـر منابـع تامین اعتبار منظور در بودجه کل کشور وصول می شود و همچنین درآمدهای شرکت هـای دولتـی به استثنـای بانک ها و موسسات اعتباری و شرکت های بیمه ، باید به حساب خزانه که در بانک مرکزی جمهـوری اسـلامی ایـران افتتـاح می گردد ، تحویل شود .

 اصل جامعیت را توضیح دهید : کلیه دریافت های دولت در حساب خزانه داری کل متمرکز می شود و همه پرداخت ها در حدود اعتبارات مصوب ، به موجب قانون انجام می گیرد .

 اصل شاملیت یا تفصیل را توضیح دهید : درآمدها در لایحه بودجه باید به صورت مشروح و دستگاهی طبقه بندی شود و هزینه های هر دستگاه در قالب برنامه ها و مواد هزینه و به تفکیک هزینه های جاری و عمرانی و نیز ملی و استانی به شهری و روستایی درج گردد . رعایت این اصل موجب می گردد نظارت مجلس از طریق نمایندگان مردم و سازمان های نظارتی مانند دیوان محاسبات بر درآمدهای هزینه های کشور به نحو موثر تحقق یابد.

اصل تخصیص را توضیح دهید : بر طبق اصل تخصیص ، تمام ارقام مندرج در بودجه باید به همان وضع و ترتیبی که در قانون بودجه و پیوست های منضم به آن تعیین شده و به تصویب مجلس رسیده است وصول شده و یا به مصرف برسد . بنابراین هزینه های هر دستگاه باید در چارچوب عملیات ، برنامه ها و مواد مصوب ، صورت گیـرد . به عبارت دیگر ، اجازه هیچ گونه تغییر یا انعطاف و جابجایی در مواد هزینه و برنامـه ها قابل پذیرش نیست مگـر به صورت استثنا و برابر مقررات و پیش بینی های قانونی .

 اصل عدم تخصیص( درآمدهای اختصاصی و هزینه های اختصاصی )را توضیح دهید : به موجـب اصـل عـدم            

  تخصیص نمی توان و نباید بعضی از درآمدها را برای انجام هزینه های مشخصی تخصیص داد .

 

اصل انعطاف پذیری را توضیح دهید : بدیهی است که در برخی از مـوارد ، پیش بینی هـا با واقعیـت ممکـن است انطباق نداشته باشد . در چنین مواقعی مدیران دستگاههای اجرایـی که عملیـات و وظایفـی به آنها محـول شده      قادر به اجرای دقیق و کامل اصل تخصیص نخواهنـد بود . اصل انعطاف پذیـری نه تنها جنبه کلاسیک ندارد بلکه از  مفاهیم جدید در بودجه ریزی محسوب می شود .

 

اصلاح بودجه را تعریف کنید : قانون گذار با پذیرفتن و تصویب استثناهای محدودی بر اصل تخصیص موجب فراهم آمدن تسهیلات لازم برای مدیران دستگاههای اجرایی در جهت انجـام وظایـف محولـه آنـان شـده اسـت . اصل انعطاف پذیری در زبان مالی به معنای اصلاح بودجه است .

اصل تخمینی بودن درآمدها را توضیح دهید : به استناد اصل تخمینی بودن درآمدها ، وصول درآمدها بیشتر از پیش بینی در سند بودجه ، چنانچه برابر قانون باشد مانعی نخواهد داشت و همچنین وصول درآمدهای قانونی به میزان کمتر از مبلغ منظور شده در قانون بودجه بلامانع خواهد بود . این اصل تاکیدی بر این مطلب است که منظور شدن مبلغی تحت عنوان درآمد در سند بودجه نمی تواند دلیلی برای وصول مبالغی تحت عنـوان درآمـد از افراد جامعـه اعـم از حقیقـی و یا حقوقـی بدون وجود مجوز قانونی و تنها به استناد درج درآمد مزبور در سند بودجه باشد

 

 * اصل تحدیدی بودن هزینه ها را توضیح دهید : براساس این اصل انجام هزینه توسط دستگاههای اجرایی درچارچوب اعتبارات مصوب امکان پذیر است و انجام هزینه بیش از اعتبـارات مصوب مموع بـوده و تخلف محسوب می شود .

 

استثنائات مهم در برگشت اعتبارات هزینه ای را بنویسید : ذکر این نکته اهمیت دارد که هزینه نکردن اعتبار همیشه موجب صرفه جویی و افتخار به ان نیست ، بلکه می تواند ناشی از :

1- عدم اجرای کامل وظایفی باشد که به عهده دستگاه اجرایی گذاشته شده

2- عدم کارآیی ، قصور ، ضعف و .....

3- عدم جذب اعتبار ، زمانی که می تواند ناشی از ناآرامی های اجتماعی در منطقه باشد .

 

چه رابطه ای در طول سال مالی باید همواره برقرار باشد : ( اصول اساسی حسابداری دولتی )

هزینه های قطعی و تعهدات ≥ تخصیص اعتبارات ≥ اعتبارات مصوب

 

 اصل تعادل بودجه را تعریف کنید : دو نظریه مطرح است :

1- بودجه جاری دولت باید متعادل بوده ولی بودجه سرمایه ای دولت براساس شرایط اقتصادی باید تنظیم گردد .

2-      بودجه جاری و عمرانی دولت ، هر دو می تواند براساس شرایط اقتصادی دولت و سیاستهای پولی و مالی متعادل و یا نامتعادل باشد .

 

برنامه ریزی : وظایف اصلی مدیریت و مهمترین وظیفه مدیران است .

هدف برنامه : وضعیت سازمان را از وضع موجود به وضع مطلوب و مورد نظر رهنمون می کند .

 

اهداف برنامه در روابط عمومی :

1- اطلاع رسانی

2- ترغیبی

3- انگیزه دهی و باید به صورت عینی ، شفاف و صریح باشد .

 

مراحل برنامه ریزی :

1- شناخت فرصت ، مساله یا مشکل که با تعیین هدف ها پیگیری می شود .

2- شناخت مخاطبان برنامه که مخاطبان می توانند عموم و مخاطبان ویژه برون سازمانی یا درون سازمانی باشند .

3- انتخاب گزینه های نوشتاری ، دیداری ، شنیداری ، مناسبتی ارتباط با مخاطبان .

4- تهیه جدول زمان بنـدی ( نیروی انسانی کارآمد ، پرسنل آموزش دیده ، تجهیزات و وسایل که در تدوین نقش بسزایی دارد . )

5- جدول بودجه اجرای برنامه .

6- اجرای برنامه .

7- ارزیابی برنامه ( ملاک ها و معیارها ، جهت اندازه گیری برنامه که موفقیت و عدم موفقیت را شامل می شود . )

8- گزارش پایان کار جهت ارائه به مدیریت که تهیه و تدوین می گردد .

 

مخاطبان برنامه های روابط عمومی :

1- عمومی و همگانی

2- مخاطبان برون سازمانی

3- مخاطبان درون سازمانی ( ترغیبی ، انگیزه دهی )

تعریف برنامه روابط عمومی : یک طرح و نقشه عملیاتی و اجرایی است که همه فعالیتها ، شامل زمان ، مکان شروع و پایان را در یک چارچوب تلاش و اقدام عمومی و کلی مشخص می کند .

 

گزینه های متفاوت جهت اطلاع رسانی و انگیزه دهی به مخاطبان :

1- مطالب نوشتاری Written Materials

بیانیه مطبوعاتی ، خبرنامه ، تهیه بروشور و کتابچه ، نشریه های داخلی و خارجی ، گزارش سالانه و سایت کامپیوتری و پست الکترونیکی .

2- مطالب بصری Visual Materials

بیانیه تلویزیونی ، تهیه نوار ویدئویی ، لوح فشرده ، فیلم ، اسلاید و .......

3- مطالب گفتاری Spoken Material

ملاقات های حضوری ، انجام سخنرانی ها ، بیانیه های رادیویی ، کنفرانس های رادیویی و خبری و .....

4 – مناسبت های ویژه  Special Event

بهره گیری از مناسبت های مذهبی ، ملی ، سازمانی و ابتکاری برای انتقال پیام و ارتباطـات بـا مخاطبـان ویـژه ، برگزاری مسابقات ویژه

ماهیت برنامه های روابط عمومی

1- برنامه های مستمر :یعنی برنامه روابط عمومی ماهیتی استمراری داشته و چون مستمر انجام می پذیرد باید به نکاتی مانند خطر یکنواختی ، نوآوری ، اثر بخشی و کاهش بهره دهی آنها توجه کرد و مدیران روابط عمومی باید به تجدیدنظر برنامه ها و بهرهگیری از شیوه ها و فنون جدید ، نوآوری و خلاقیت در کارهای جاری خود عینیت بخشند

2- برنامه های مقطعی : زیر مجموعه برنامه مستمر است و برنامه هایی هستند که کوتاه مدتند حتی ممکن است به روز باشد و جذابیت این برنامه خیلی بیشتر از برنامه های مستمر است زیرا :

1- نتیجه اش زود مشخص می شود

2- چون مدت زمانش کوتاه است

3- برنامه ها متنوع است .

برنامه مقطعی یک استثناء دارد و آن این است که ممکن است بعضی اوقات زیر مجموعه برنامه مستمر نباشد مثلاً در مواقع بحرانی مثل زلزله ، ایذز ، فلج اطفال

3- برنامه های بحرانی : در زمان بحران و برای فعالیتهای خاص که از سایر برنامه ها تفکیک پذیر هستند .

نکته : در بعضی از اوقات برنامه ها می توانند به کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت نیز تقسیم شوند .

تدوین و تنظیم برنامه

                                        مخاطبان مورد نظر                       اهداف

 

 

            پیام ها

                                 مثلث برنامه روابط عمومی

 اقدامات اولیه جهت آماده سازی یک برنامه روابط عمومی

1- شناسایی مخاطبان

2- تعیین اهداف روابط عمومی براساس اهداف موسسه

4- تعیین پیام های روابط عمومی

5- تهیه پیش نویس برنامه

6- مشورت با مسئولان

 

عوامل مهم در توفیق برنامه روابط عمومی

1- بهره مندی از مبانی نظری و منطق قوی

2- توجه به اصول مهندسی برنامه

3- آموزش

4- ضمانت اجرا ( فراهم آوردن تمهیدات قانونی جهت همکاری لازم با روابط عمومی )

 

تحقیق مقدماتی در روابط عمومی

مقدمه : جهت ارزیابی این که آیا هدف ، واقع گرایانه و قابل دسترسی است یا در حد آرزو و خیال یعنـی هـدف در برنامه روابط عمومی با اهداف سازمان منطبق باشد و واقع بینانه و قابل دسترسی . برای مثال اگر موسسه ای بخواهد در زمینه جوانان پیشرو باشد ( هدف روابط عمومی ) .

آیا محصول و خدمت موسسه منطبق با نیازهای جوانان است پس در تهیه هدف روابط عمومی ، مخاطبان نقش بسزایی دارند که از طریق رسمی و غیر رسمی تعیین می شوند .

نکته : مدیران روابط عمومی باید محدودیت های تلاش های روابط عمومی را نیز برای مدیریت سازمان توضیح دهند زیرا روابط عمومی اگرچه می تواند نقاط قوت یک موسسه را به خوبی و به طور اثرگذار به مردم ارائه دهد و پیام ها را نافذ ، جذاب و گیرا پخش و نشر کند ولی نمی تواند موسسه را به آن شکلی که نیست نشان دهد و یا عیوب آن را بپوشاند .

نکته : برنامه تبلیغاتی و انتشاراتی عوام فریبانه در کوتاه مدت شاید دستاورد موقتی داشته باشد ولی در دراز مدت ، نتایج معکوس به بار می آورد . مانند محصولات ایران خودرو ( تبلیغات با کیفیت و واقعیت متفاوت ) در نتیجه تعداد مشتریان وفادار و شیفته کم می شود .

 

( مشتری مداری )        مشتری خشمگین           ناراضی            راضی           خشنود          وفادار         شیفته

-  اهداف برنامه می تواند با توجه به ماهیت برنامه به شکل خاص و یا عمومی و کلی باشد که مسائل پیام ها مطرح می شود زیرا اطلاعاتـی که برای مخاطبان جهـت دستیابـی به اهـداف ارسـال می شـود باید مورد تجزیه و تحلیـل قـرار گیـرد کـه می تـوان به شکل زیر تقسیم کرد :

نکته : آشکار و صریح ( صابون مایع راحت تر از جامد )

جذاب و گیرا  ( خرید از فروشگاههای زنجیره ای به سود رفاه مصرف کننده )

غیر صریح ( آگاهی مردم نسبت به صنایع هسته ای و توسعه این صنعت )

کلی ( اتومبیل می تواند یک اسلحه باشد که در جهت ایمنی و آسایش استفاده شود )

فرعی ( از کمربند ایمنی در خودرو استفاده کنید )

فرعی جزیی تر ( مضمون کودکان پلیس کوچک و ترغیب والدین توسط کودکان جهت استفاده از کمربند ایمنی )

                      

بودجه نقدی : منظور این است که برآورد نیاز مالی شرکت در آینده تهیه می شود و همچنین جزییات مربوط به دریافتها و پرداختهای نقدی شرکت در زمان های خاص را نشان می دهد . بودجه نقدی در 4 نقش زیر انجام می شود :

1- بخش دریافت ها  : که نشان دهنده مانده اول دوره و کلیه دریافت های نقدی ناشی از فروش محصول و یا دریافت از مشتریان و سایر دریافت ها است .

2- بخش پرداخت ها : که نشان دهنده کلیه پرداخت ها به ترتیب موضوع و اهمیت این پرداخت هاست .

3- بخش اضافات یا کسری وجوه نقد : که از کسر کردن جمع پرداختها از دریافت های نقدی بدست می آید .

4- بخش تامین مالی : که نشان دهنده نحوه تامین کسری های احتمالی و برنامه بازپرداخت وجوه  تامین شده است . ( که از طریق استقراض های کوتاه مدت از موسسات پولی و اعتباری تامین می شود )

روش های محاسبه بودجه بندی

1- روش سریع تهیه بودجه و تخصیص نیاز مالی : در این روش سناریو های مختلـف مدیریـت درنظـر گرفتـه شده ( کاربرد نرم افزار های رایانه ای ) و سپس با توجه به حجم فعالیت ، اقلام سود و زیان و ترازنامه ( ماهیت جاری و عملیاتی ) تهیه می گردد .

2- روش درصد فروش در پیش بینی های مالی : در این روش پیش بینـی فـروش براسـاس برآورد فـروش تهیـه می شود و پس از برآورد میزان و مبلغ فروش سال آینده بقیه اطلاعات مالی مانند هزینه ها ، دارایی ها و بدهی های شرکت به صورت درصدی از فروش بیان می شود .

3- روش بودجه بر مبنای صفر : از این روش از تجزیه و تحلیل هزینه – فایده در پروژه ها در یک سازمان استفـاده می شود . در بودجه بندی مبنای صفر ، پیش بینی درآمدها و اقلام بهای تمام شده بر مبنای تجزیه و تحلیل برنامه سال آینده و فعالیت آتی سازمان صورت می گیرد که مراحل آن بشرح ذیل است :

الف ) شناسایی و تعریف هر یک از فعالیتهای سازمان ( مجموعه تصمیم گیری )

ب ) تجزیه و تحلیل و ارزیابی و رتبه بندی ، یعنی تعیین اولویت

ج ) تخصیص منابع با توجه به رتبه بندی و اولویت ها

بودجه در روابط عمومی :

در روابط عمومی جدول زمان بندی نقش بسیار مهمی دارد که می توان آن را به 2 دسته کلی تقسیم کرد :

1- مقطعی

2- همیشگی

1- بودجه بندی در جدول زمان بندی مقطعی : در برنامه مقطعی ، محدوده شروع و پایان مشخص است ومدت آن کمتر از شش ماه می باشد و بستگی به مدیریت موسسه و ماهیت برنامه دارد اما به طور کلی در این بودجه بندی مقطعی ، دو ستون وجود دارد . ستون اول  به حقوق نیروی انسانی دست اندرکـار اختصـاص دارد و ستـون دیگـر شامـل هزینـه هـای غیر پرسنلی است . هزینه های نیروی انسانی از طریق دستمزد تعداد ساعات آنها ،از مرحله بررسی و تهیه طرح ، تا اجرا و ارزیابی به کار ، اختصاص می یابد .

ستون دوم : ارزش گذاری اجزای برنامه به صورت تقویم مصاحبه ، تقویم ملاقات مردمی ، تقویم مناسبت ها و مراسم ، نمایشگاهها و .........

و در آخر جمع کل دو ستون را بدست آورده  و 10% از کل بودجه در انتهای جدول ، جهت هزینه های غیر قابل پیش بینی افزوده می شود .

2- بودجه بندی همیشگی :  برنامه های دائمـی و بین 6 ماه تا یکسال است و در برنامه ریزی این بودجه بندی ،عناصر اصلی حوزه کار مشخص شده و سپس با اهداف همسو می شود .

اجزای این برنامه شامل : ارزیابـی ، نتیجه ، نیروی اجرایی ، جدول زمان بندی ، اقدامات انتشاراتی ، ارتباط با رسانه ، ارتباط سازمانی امور فرهنگی ، نمایشگاهی ، اقدامات ترویجی و مدیریت هزینه با توجه به روش های بودجه بندی و تهیـه همـان روش های مقطعی ، می توان استفاده کرد .

توجه : حرکت در محدوده برنامه و مدیریت هزینه براساس مندرجات برنامه یک ضرورت بودجه بندی همیشگی است و آموزش ابزار مهمی جهت توفیق برنامه است .